بسیاری از شرکت ها، موسسات و سازمان ها به صورت عمده به شکل تلفنی با مشتریان خود در ارتباط هستند. ارتباط تلفنی شیوه ای موثر و کارآمد برای سفارش محصولات و ارائه خدمات است و هر چه این ارتباط تلفنی به شیوه بهتری انجام شود، خروجی بهتری هم خواهد داشت؛ یک مکالمه تلفنی موثر می تواند هم به خوبی سوالات مشتری را رفع کرده و هم منجر به سود بیشتر شرکت شود. به همین دلیل، ضبط مکالمات راهکاری مناسب برای بهبود این گونه تماس هاست.
تقریبا همه شرکت ها و سازمان هایی که برای ارتباط با مشتریان خود از روش ارتباط تلفنی استفاده می کنند، به دستگاه ضبط مکالمات نیاز دارند. ضبط مکالمات تلفنی برای این گونه شرکت ها مزتی های بسیاری دارد. با این روش می توان نظارت بهتری بر پاسخگیی اپراتورها داشت؛ هم چنین می توان میزان موثر بودن ارتباط تلفنی و تاثیر آن در جلب رضایت مشتری را ارزیابی کرد. به همین دلیل می توان گفت دستگاه ضبط مکالمات یکی از مهم ترین ابزارها برای شرکت ها و سازمان ها به حساب می آید.
دستگاه ضبط مکالمه تاثیرگذاری بالایی در بهبود مکالمات تلفنی و پاسخگویی به مشتریان داشته باشد. این دستگاه ها مزیت های متعددی دارند که مهم ترین موارد آن ها عبارتند از:
1- ارزیابی عملکرد اپراتورها در پاسخگویی به مشتری
می توان گفت مهم ترین و مستقیم ترین اثر مثبتی که استفاده از یک دستگاه ضبط مکالمات برای شرکت ها و سازمان ها دارد همین است. با استفاده از دستگاه های ضبط مکالمه می توان به خوبی بر کیفیت پاسخگویی اپراتورها و کارمندان نظارت کرد. با این ارزیابی، به نقاط قوت و ضعف پاسخگویی هر اپراتور پی برده می شود، الگوی مناسب برای پاسخگویی به مشتری کشف می شود و در نهایت، کیفیت پاسخگویی اپراتورها افزایش می یابد.
2- داشتن آمار دقیق از وضعیت تماس ها
یکی از مهم ترین مواردی که باید هر شرکتی در رابطه با تماس های تلفنی لحاظ کند، آمار تماس های تلفنی ورودی و خروجی است. شرکت ها و سازمان ها نیاز دارند که به خوبی وضعیت تماس ها را رصد کرده و آمار دقیقی از وضعیت آن ها داشته باشند. در غیر این صورت، نمی توان بنابر ادعاهای اپراتورها قضاوت دقیق و موثری داشت.
دستگاه ضبط مکالمات تلفنی با هدف بهبود کیفیت تماس های تلفنی ساخته شده و می تواند به ثبت آمار دقیق، کمک شایانی بکند. این دستگاه ها در حافظه خود اطلاعات و آمار مربوط به تماس ها مانند تعداد تماس ها، مدت زمان تماس ها و… را ثبت می کنند. این اطلاعات می توانند برای مدیران شرکت هنگام ارزیابی آماری وضعیت بسیار مفید باشند.
3- سنجش بازدهی تماس های تلفنی
هدف نهایی در برقراری تماس تلفنی، ارائه محصول یا خدمات مورد نیاز مشتریان است. به همین دلیل این که تماس ها با شرکت و سازمان تا چه حد به این هدف کمک کرده و به نتیجه می رسند بسیار اهمیت دارد. در این راستا لازم است بازدهی تماس های تلفنی به خوبی سنجیده شود؛ یعنی مکالمات تلفنی را مورد بررسی قرارداد و تصویری روشن از این داشت که تماس ها چه قدر موفق بوده و منجر به فروش شده اند و بازدهی آن ها چقدر بوده است.
یکی از مهم ترین کاربردهای دستگاه های ضبط مکالمات هم همین است. این دستگاه ها با نگهداری و ضبط مکالمات روشی آسان و کم زحمت برای سنجش بازدهی تماس ها ایجاد کرده اند. شرکت ها و سازمان های مختلف می توانند با استفاده از دستگاه ضبط مکالمات به خوبی بازدهی تماس های تلفنی را بسنجند.
4- پیشگیری از مسائل حقوقی و شکایات
مسائل حقوقی کم و بیش برای هر شرکتی پیش می آید. آن چه که در این میان اهمیت دارد آن است که یک شرکت به خوبی برای مقابله با مسائل حقوقی و شکایات مختلف آمادگی داشته باشد. در مکالمات تلفنی هم به دلیل عوامل مختلف، مانند سوء تفاهم، نارضایتی مشتری، پاسخگویی نامناسب و… ممکن است مشکلاتی از این دست به وجود بیاید.
یک راهکار مناسب برای مقابله با مشکلات حقوقی و شکایات مربوط به مکالمات تلفنی، استفاده از دستگاه ضبط مکالمات است. ضبط کردن مکالمات، علاوه بر مزیت هایی که تا به این جا گفته شده در این زمینه هم کاربرد دارد. با استفاده از دستگاه ضبط مکالمات می توانید ادله و شواهد مناسبی در اختیار داشته و آمادگی لازم برای مسائل حقوقی را داشته باشید.
5- امنیت بیشتر تماس های تلفنی
دیگر مزیت مهم در استفاده از دستگاه ضبط مکالمات، امنیت بیشتر در تماس های تلفنی است. با وجود چنین سیستم هوشمندی برای نظارت بر تماس ها، هم اپراتور و هم مشتری های تماس گیرنده مکالمه ای سالم تر خواهند داشت؛ چرا که می دانند اگر بخواهند از لحن بدی استفاده کرده یا کلمات توهین آمیز به کار ببرند، صدای آن ها توسط دستگاه ضبط می شود.
البته ذکر یک نکته در این مورد ضروری است و آن هم این که شرکت ها و سازمان وظیفه دارند در رابطه با ضبط مکالمه ها به مشتریان اطلاع رسانی کنند. مشتریان حق دارند از همان ابتدای برقراری تماس بدانند مکالمات آن ها ضبط می شود.
6- کاهش تماس های غیر ضروری و شخصی
هنگامی که از یک سیستم ضبط مکالمات استفاده می کنید، احتمال تماس های غیر ضروری و شخصی تا حد بسیار زیادی کاهش می یابد. مدیران و مسئولان شرکت می توانند با استفاده از دستگاه ضبط مکالمات تماس های کارمندان را مشاهده کنند و همین منجر به کاهش تماس های غیرضروری و شخصی می شود. در نتیجه هزینه این گونه تماس ها بر هزینه های شرکت افزوده نمی شود.
7- آموزش بهتر کارمندان جدید
یکی دیگر از مزیت های بسیار مهم و کاربردی دستگاه های ضبط مکالمات، استفاده از این دستگاه ها برای آموزش بهتر کارمندان جدید است. با استفاده از این دستگاه ها می توان مکالمات موثر و موفق که به فروش و جلب رضایت مشتری منجر شده اند را نگهداری کرد. سپس از همین ارتباط های تلفنی به عنوان الگو برای آموزش به کارمندان جدیدتر و بهبود کیفیت تماس های آن ها استفاده کرد.
در بین دستگاه های مختلف ضبط مکالمات موجود در بازار، دستگاه ضبط مکالمه تی لاین توانسته بیشترین محبوبیت را به دست آورد. دستگاه های ضبط مکالمات تی لاین که در انواع تک خط، دو خط، چهار خط، شش خط و هشت خط عرضه می شوند با امکانات و ابزارهای کاربردیشان به بهترین شکل نیاز شرکت ها پاسخ می دهند.
دستگاه ضبط مکالمات تی لاین که تولید شرکت تیلدا کیش می باشد ، علاوه بر آن که ظاهر زیبایی دارند، از قابلیت هایی نظیر امکان ضبط مکالمه بر روی فلش، اتصال به پورت USB و ذخیره فایل ها با فرمت Wave برخوردارند. با این دستگاه ها می توانید به بهترین شکل به ضبط مکالمات بپردازید.